セミナー開催と運営の必読ポイント「企画・集客・準備・フォロー」

この記事では、効果の高いセミナーを自社で開催し、成功させるためのポイントをまとめました。販促活動の一環として、展示会出展やWeb施策に加え、セミナー・勉強会など自社開催のイベントを実施している企業は少なくありません。 自社セミナーは、新規顧客へ直接アプローチできる点や既存顧客の営業フォローに繋がる点からも、有意義に活用すれば売上への貢献が大きい施策です。 しかし、漠然とセミナーを実施しているだけでは効果が上がらないだけでなく、「時間の無駄だった」「セミナーと言いつつ、ただのセールスだった」という印象を与えかねません。

セミナーの立案・企画、集客方法、セミナー前の準備、当日の運営、アフターフォローのポイントを、今一度確認してみましょう。

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1.まずはセミナーの企画・立案

セミナーの企画・立案では、開催の目的を明確にし、参加費用・開催日時・コンテンツを検討していきます。貴重な時間を割いて参加する方々に、有益な情報を提供できるよう検討しましょう。

1-1.参加者のニーズを探り、内容を検討する

セミナーの内容やテーマを検討するにあたっては、
・参加者にどのような課題があるか
・参加することで何を知ることが出来るのか
を明確にする必要があります。

セミナー開催には下記のような目的があります。
・新サービスを紹介し、導入を検討してもらう
・既存顧客に対し、自社のサービス・活用事例について知識を深めてもらい、質問・相談を受けながらフォローアップする
・業務上抱えている課題を明確にし、他社事例や分析データを明示した上で、解決の手段として自社商品を訴求する
・業務に関するアンケートを実施し、多角的にニーズを探り営業活動へつなげていく

何を最終目的としてセミナーを開催するのかを明確にしておくことで、後の方針が決まってきます。

1-2.セミナー日時の決定

セミナー参加対象者が参加しやすい時期を設定します。例えば、業界の繁忙期にセミナーを開催しても多くの参加者は見込めません。競合他社のセミナー開催にも注意が必要でしょう。「セミナー」「東京」「●●業」のように検索するだけでも、多数のセミナーが実施されていることがわかります。さまざまな要素を考慮し、より多くの参加者が見込める日時を検討しましょう。

1-3.講師、スタッフの選定

自社セミナーでは社員が講師を務めるケースが大半です。しかし、講師だけではセミナーは実施できません。集客人数に合わせて、当日協力するスタッフも十分な人数を確保しましょう。
外部から講師を依頼する場合は、テーマに沿った経験・実績がある人物をアサインし、内容の打ち合わせを実施しましょう。
講師の知名度や業界での実績は集客に大きく影響しますので、人選は慎重に行いましょう。

1-4.開催会場の検討・手配

セミナーの開催場所としては、自社の会議室や外部の貸し会議室が多く利用されています。セミナーの内容や規模によってはイベントホールを借りて実施することもあります。
参加者の人数に合わせて適切な広さの会場を検討しましょう。
外部会場を借りる際には、利用時間・使用備品・実施内容についてしっかりと打ち合わせを実施しましょう。特に準備・撤収作業については、会場運営者と利用者が
・何を
・いつまでに
・どこまでやるのか
を明確にすることで、トラブルを防ぐことができます。セミナーで使用する荷物の発送や返却がある場合は特に注意が必要です。

オンラインの場合は場所に左右されないので、下記を参考にしてみてください。

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2.セミナーの集客方法

開催するセミナーの目的に応じた方法で告知・PRをして参加者を募ります。

2-1.既存顧客への案内

既存顧客も対象となる内容のセミナーであれば、顧客情報を元にセミナーを告知し、申し込みを募ります。告知方法としては
・自社ホームページにセミナー情報を掲載
・メール
・DMの郵送やFAX送信
・営業担当者からの告知・勧誘
などの方法が考えられます。いずれの場合も、一方的に告知するだけではなく可能な限りフォローを行うことで、申し込み率を上げることができます。

2-2.有料、無料の宣伝告知を実施

既存顧客だけでなく、広く参加者を募る場合には、下記のような告知方法も検討しましょう。
有料で告知をする場合は、費用対効果を測定できるよう、参加者のアンケート等で認知経路を確認することも有効です。

①セミナーポータルサイトへの掲載

セミナー情報.com、ビジネスセミナーガイドなどがあります。掲載条件や掲載料はサイトによって異なるので、それぞれのサイトで確認をしましょう。

人気のセミナーを口コミや評価で検索 - セミナー情報ドットコム

セミナー探しで悩んでますか？ 当サイトでは日本全国の人気のセミナーを予約できます。口コミやランキングであなたにぴったりのセミナーを見つけて下さい。主催者は無料で掲載する事ができます。

②ＳＮＳでの告知

Facebook、Twitterなど、SNSを使った告知は費用も掛からず手軽に実施できる宣伝手法です。Facebookでは、ユーザーの職業や居住地などの条件を設定して有料広告を行うこともできます。

③検索エンジン広告の利用

GoogleやYahoo！では、ユーザーが検索したキーワードに応じて広告を表示させることができます。セミナーテーマに関連する情報を探しているユーザーに対してセミナーの告知が行えるので、宣伝効果は高いといえます。検索数が多いキーワードでは宣伝費用が高額になる点には注意が必要です。

④業界紙へのパブリシティ・広告

セミナー対象者が多く購読している業界紙や雑誌があれば、セミナー内容を記事で告知してもらうパブリシティや広告出稿も効果的です。有料広告の場合、広告の空き状況によっては掲載できない場合もありますので、発行元や広告代理店に問い合わせてみましょう。

3.セミナー前の準備

3-1.マニュアルの作成

セミナーをスムーズに運営するために、準備の内容や当日のオペレーションをスタッフで共有するためのマニュアルを作成します。
マニュアルの作成については以下の記事を参考にしてください。

イベント運営マニュアルを徹底解説！主催イベント成功の最重要ポイント

イベントの準備や当日の進行作業は多岐にわたります。当日のスムーズな運営のためにはマニュアルを作成し、オペレーションや各自の役割を関係者全員で共有することが必須です。この記事ではイベントマニュアル作成のポイントについて詳し […]

3-2.音響映像機材・PCの確認・手配

セミナーで使用する音響映像機材・PCが会場の備品に含まれない場合はレンタル品を手配します。万が一の欠品などを避けるため、早めの手配が望ましいでしょう。

3-3.サイン（案内標識）の準備

小規模なセミナーであれば会場建物入口やセミナールーム前だけで十分な場合もありますが、来場者が数百人にも及ぶ大規模なセミナーでは、スムーズな受付や動線のために多くのサインが必要となります。
展示会やイベントの装飾を専門に行っている会社では、これまでの実績とノウハウを生かして効果的なサイン計画の設計が可能です。サイン計画に迷った時は問い合わせてみましょう。

3-4.当日の配布物の準備

①セミナーで使用するテキストや資料

セミナーで使用するテキストや配布物の制作を行います。セミナー講師からテキスト内容の提供を受ける場合、内容のチェックや印刷にかかる日数も踏まえて余裕を持って締め切りを設定しておきましょう。

②カタログや会社案内

セミナー参加者に自社のカタログや会社案内を配布するなら、必要数量を確保しておきます。在庫が足りなくなったり、大量に使用して他部署に迷惑がかかったりしないように注意しましょう。

③ノベルティ

社名ロゴ入りペンやクリアファイルなど、ノベルティを配布する場合、制作会社の選定や見積もりは早めにすませておきましょう。一般的な事務用品への名入れ程度であれば制作日数はそれほどかかりませんが、数量が多くなると発注から納品まで時間がかかる場合もあります。見積もりを依頼する際に納品までの日数なども確認しておきましょう。

④アンケート

セミナー参加者に感想や要望を書き込んでもらうアンケート用紙も忘れずに準備しましょう。セミナーの効果測定や参加者へのフォロー、次回セミナー開催に向けての反省材料として有効です。

⑤飲料

座学が中心のセミナーであれば、ペットボトルの飲料を準備するのが一般的です。セミナー参加者が自社の優良顧客であったり、セミナー参加費用が高額であったりする場合、あるいは、セミナー参加者が医師や会社経営者などの場合は、休憩時間にコーヒーや軽食などを準備すると好印象です。

⑤映像作品の制作

セミナー中に動画を放映する場合、映像の内容や長さによってはナレーションや音楽をつけた映像作品の制作が必要な場合もあります。自社に動画編集のノウハウを持つ社員がいない場合には制作会社に依頼をします。動画を新規に撮影して制作する場合、平均して2ヶ月前後の日数がかかります。内容によってはそれ以上の日数が必要な場合もあるので、できるだけ早く制作会社の選定や打ち合わせに取り掛かるとよいでしょう。
セミナーの運営や設営を専門会社に依頼するなら、動画制作もワンストップで依頼できる場合もあります。会社によってどこまで対応できるかは異なってくるので、まずは問い合わせてみましょう。

4.アフターフォロー

セミナーを営業活動につなげるためには、セミナー開催後のアフターフォローが重要となります。

4-1.参加者への対応を迅速に行う

セミナー会場で配布したアンケートでデモや製品説明を希望している参加者には可能な限り早めに対応しましょう。事前準備の段階でアフターフォローも含めた計画を立てておくとスムーズです。

4-2.欠席者へのフォローも行う

必要に応じて、セミナー欠席者にもセミナー内容の概要を送るなどのコンタクトを取ることで営業につながる場合もあります。

4-3.アンケート結果の共有や効果測定を行う

アンケートの結果は集計して関連部署で共有し、改善すべき点は次回セミナーに反映させます。
セミナーを継続して開催するなら、「やりっぱなし」にせずに売上への影響を測定し、次回のセミナーがより効果的なものとなるように検証をしましょう。

5.すべて依頼する方法も検討

セミナーを運営する主催者が注意しておくべき事項をまとめました。
多くの参加者を見込むセミナーでは、外部の専門会社に運営を依頼するのもひとつの方法です。煩雑で多岐にわたるセミナー開催準備を外注し、セミナー内容の吟味や集客に専念できれば、セミナー参加者の満足度を高め、開催効果の高いセミナーにすることができます。

6.【無料DL】「セミナー司会進行６つのコツと台本の作り方」

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