商談会・自社展・プライベートショーとは？開催に必要な準備を解説！

新しく開発した製品の機能やサービスの内容を披露する手段のひとつが、プライベートショーです。商談会や自社展示会とも言われます。一般的な展示会のように他社のブースと比較されることがなく、自社の製品やサービスをじっくり見ていただけるため、製品やサービスの認知度を深める効果は段違いです。

プライベートショーでは、ブースを他社より目立たせるなどの工夫よりも「見に来た甲斐があった」という満足感を持っていただく内容にすることが重要です。そのため、準備の内容や注意点も変わってきます。
この記事では、商談会・自社展・プライベートショーの特徴と、その開催に必要な準備について紹介します。

1.プライベートショー開催の目的

1-1.企業やサービス・製品の認知拡大

自社単独の展示会場で時間をかけて見ていただけるため、来場者により深く自社の活動をフェイストゥーフェイスでしっかりと説明でき、製品やサービスを印象づけることができます。

1-2.既存顧客・ターゲット顧客との関係構築

来場者にじっくりと製品やサービスを紹介する時間が取れるので、コミュニケーションを通じてステークホルダーとのより深い関係性を築くことができます。
ショーの開催を告知し来場を促す活動も、顧客との関係性を深める契機となります。

2.商談会とプライベートショーの違い？

商談会もプライベートショーも、企業同士「B to B」で商談を行うビジネスマッチングの場になりますので解釈としては同じと考えてよいでしょう。

2-1.商談会関連のリンク

工業、食品、観光、流通などのテーマで各種商談会も開催されています。新規取引先の開拓や情報収集の参考に検討されるのも良いでしょう。

3.プライベートショーの特徴

ビジネスマッチングの場と言えば「展示会」が一般的ですが、それとは違うプライベートショーの特徴はいったいどこなのでしょうか？それぞれ見ていきましょう。

3-1.自社単独で行うクローズドな展示会

一般的な展示会では、ひとつの会場に多くの出展社がブースを構えます。自社ブースが来場者の目に留まらなければ商品やサービスの説明をする機会はない上、ブース訪問者の滞在は短時間です。
一方で、プライベートショーでは企業や自治体が主催者となり、単独で展示会を開催します。他社と比較されないクローズドな場で、商品やサービスをPRすることができます。

3-2.提供する情報量が多く、会場での滞在時間が長い

プライベートショーの来場者は、主催者の商品やサービスを知ることを目的として来場します。その期待に応え、満足いただける情報を提供する工夫が必要です。
より多くの情報をわかりやすく提供するため、

などの企画が必要となります。

3-3.会場の選択や告知も主催者が行う

プライベートショーを開催する会場の選択や手配、ニュースリリースの配信や案内状の発送といった事前告知も主催者が行います。

といった運営全般も全て主催者の責任で行います。

来場者の誘導がうまく行かなかったり、案内図の不足で来場者に混乱が生じたりすると、展示会全体の満足度が低下するおそれもあるため、注意が必要です。

4.プライベートショーの準備　注意すべきポイントとは

この章では、プライベートショーの開催を準備するにあたって注意すべきポイントを紹介します。

4-1.目的は明確・具体的に

プライベートショーのターゲットは、主催会社の商品やサービスをある程度はすでに知っている場合がほとんどです。そのため、社名や商品名だけのPRや、宣伝の場としては不向きです。一般的な展示会以上に、目的を明確・具体的にすることで展示内容の検討もしやすくなり、招待すべきターゲットもはっきりしてきます。

4-2.開催時期を検討

プライベートショーを開催する目的に応じて、最大の効果が見込める開催時期や規模を決定します。新製品の発表や他の展示会出展へのタイミングを踏まえ、事前告知に効果的な時期を検討すると良いでしょう。プライベートショーの開催には、社内の多くの部署との連携が不可欠です。部署間の調整も忘れてはいけません。
さらに、競合他社がショーを開催する時期など業界の動向も考慮し、最適な開催日時を決定します。

4-3.展示会規模を検討

会場の規模は、期待できる来場者数によって決定します。
受付が狭かったり会場が小さかったりすると、来場者が窮屈に感じたり待ち時間が長くなったりします。来場者の滞在時間に影響する場合もあります。
逆に会場が広すぎる場合は導線・スペースが必要以上に空いてしまい、盛況感のない印象を与えかねません。そのほか、来場者のアクセス・会場のコストも踏まえ、慎重に検討しましょう。

4-4.予算策定

出展スペースを買い取るタイプの展示会では、装飾を行うのは限られた自社ブース内だけです。一方でプライベートショーは以下に挙げるさまざまな部門で費用がかかります。どの部門にいくら予算を割くことができるか、配分を検討しましょう。開催の半年前には全体予算・開催概要が決定すると後の進行がスムーズです。
イベント制作会社にプライベートショーの運営全般、もしくは一部を外注する場合は、この段階で相談をすることをおすすめします。イベント制作会社は各部門にかかる費用の相場を熟知しています。予算や主催者のリソースに応じて、外注した方がよい部門や社内のリソースで実施できる部門をアドバイスしてくれます。効率的に準備を進めるためにも、早めに相談をしましょう。

4-5.告知・PR

一般的な展示会では、テーマに興味のある来場者が来場する上、告知やPRは展示会主催者が行ってくれます。そのため、出展社が一切PR活動を行わなかったとしても一定数の来場者が見込めます。一方で、プライベートショーは告知やPRも主催者が独自に行う必要があります。以下のような手段を駆使して、プライベートショーを見ていただきたい対象者がひとりでも多く来場いただけるようにしましょう。

事前の告知・PRは、日時や概略だけでなく、ショーに参加することでどんなメリットがあるかが伝わる内容にします。
また、来場者数を事前に把握しておくことも必要です。ノベルティ制作数・ブースでの資料の準備数・受付の人員配置にも影響します。
事前の来場者数の情報は開催1ヶ月前から社内で共有し、必要であれば追加の告知施策も検討しましょう。

4-6.配布物・ノベルティ

プライベートショーでは、既存のカタログや商品の説明書だけではなく、来場のインセンティブとなるような配布物を準備すると効果的です。例えば、通常は有償で配布しているリーフレットを無料で配布する、などです。
来場者へのノベルティは集客にも効果的なので、予算に応じて検討するとよいでしょう。

4-7.映像・音声

プライベートショーでは、商品やサービスについてより深く知ってもらうために映像・音声資料を作成するのも効果的な手法です。
映像制作会社に外注することになりますが、展示会設営会社にプライベートショーの運営や設営を依頼している場合は、映像・音声資料の制作も合わせて依頼可能な場合もあります。

4-8.会場スタッフや司会などの人材手配

プライベートショーでは、会場までの交通案内や会場内の誘導といった要員も主催者が手配しなければなりません。ショーの内容によってはプロの司会者や通訳が必要な場合もあります。
自社のスタッフだけで対応できない場合は、人材派遣会社に外注します。当日の作業内容についての打ち合わせやオリエンテーションが必要なので、早めに手配をしましょう。

4-9.設営

プライベートショーの開催にあたっては、会場側と主催者が連携して作業にあたる必要があり、そのための打ち合わせが必須となります。特に会場の設営では、電源供給や搬入条件、来場者の誘導に必要なサイン計画・設置に関する注意事項についてなど、会場側と打ち合わせるべき事項はは多岐にわたります。

4-10.アフターフォロー&アンケート

プライベートショーが無事終了したら、アフターフォローも忘れずに実施しましょう。高いコストをかけて得た来場者の情報も、営業活動に活用できなければ意味がありません。来場者の情報を当日対応した担当者任せにせず、全体で共有して今後の営業活動へつなげていきましょう。
来場者からのアンケートは、次回の開催に大変有益な情報源です。

など、しっかりとデータを集計して次回につなげましょう。

5.万全の態勢でプライベートショーを成功させましょう！

プライベートショーの開催にあたって知っておきたいポイントをまとめました。
一般的な展示会以上に担当者がやるべきことが多いプライベートショーでは、外部の専門会社に依頼するのもひとつの方法です。開催告知や当日の製品・サービスの紹介といった主催者しかできない役割に専念できれば、万全の体制でショーの開催に臨むことができます。㈱トーガシでは、小さな展示会ブースから、企業の大規模なプライベートショーまで、リアルもオンラインも企画・集客から当日の施工・運営まで一貫してお任せいただけます。ぜひ、お問い合わせください。

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