イベントを主催し開催する段取りとは？初心者向けにポイントを解説

この記事ではイベントを開催したり主催したりするにあたり、知っておきたい段取りについて解説します。 滞りなくイベントを主催するためには、企画から当日の運営までさまざまな準備が発生します。 イベント初心者が催しを成功させるためのポイントもお伝えするので、参考にしてください。 ポイントを押さえ、来場者の満足度が高いイベントを主催しましょう！

1.イベントを開催・主催する段取りを解説

イベントを開催もしくは主催するにあたり、どこから準備に取り掛かればいいのかわからない事業者は多いでしょう。
イベントの開催や主催を準備する段取りは大きく、 企画段階 前準備 当日 終了後 の4段階に分けられます。 ここではそれぞれの段階別にポイントを解説するので、参考にしてください。

2.イベントの企画における段取り

イベントを開催したり主催したりする上で、核となる重要な段階です。 見落としがちなポイントも解説するので、確認してみましょう。

2-1.イベントの目的を決定する

商品や会社のPRなのか、それとも顧客と接点や交流を持ちたいのかなどイベントの目的を決定しましょう。
なぜイベントを行うのかという目的が明確になれば、一貫性ある催しを企画しやすくなります。 ここでのポイントは、目的を一つに絞り出すことです。 イベントを行う目的がいくつかあったとしても、最終的な到達点を明確にしておきましょう。

2-2.イベントの種類を決定する

イベントの目的を決定すると、展示会なのか社内向けイベントなのかなど催しの種類を決定しやすくなります。
　またイベントの趣旨に沿って、講義型なのか交流型なのか進行方針も決定しましょう。 展示会など多くの来場者を集めたい場合は、ゲストとして講師を招く講義型が適している可能性があります。 交流が目的のイベントであれば、親睦を深めるのに最適な交流型が適しているでしょう。

2-3.イベント運営の流れを設計する

イベントの目的や種類が決まったら、運営の流れを設計しましょう。この段階で運営の流れを設計することで、イベントの全体像を把握しやすくなります。
また、当日の流れがわかれば社内でイベントに携わる部署や社外の関係者なども把握できるでしょう。 イベントの種類によって、ゲストを招くのか否かについてもこの段階で検討します。

2-4.予算を決定する

イベントの企画における段取りの最後は、予算の決定です。 企画段階で予算を決定することで、ゲストや会場を選定しやすくなります。
この段階でのポイントは、イベント開催や主催に発生する費用を細かく算出しておくことです。 イベント規模が大きくなればなるほど、想像以上に費用がかかります。 そのため各費用を算出する段階で、多少多めに予算を見積もっておくと準備段階で予算オーバーになるのを防げるでしょう。

3.イベント開催日に向けた準備の段取り

続いて運営スタッフの確保や備品準備など、 開催日に向けて具体的にやらなくてはならない前準備の段取りについて解説します。

3-1.イベント会場や日時の設定

イベントの開催目的に合わせて会場や日時を設定しましょう。
例えば30代の働く女性をターゲットにしたイベントの場合、仕事終わりの20時以降に開場するなどターゲットが参加しやすい日時に設定するのがポイントです。 その際、曜日や会場の場所についても配慮すると来場者が集まりやすいイベントになります。

3-2.イベント当日の運営スタッフを確保する

イベント会場や日時を設定したら、当日の運営スタッフを確保しましょう。
イベント規模が大きい場合、急病人が出るなど想定外のケースが発生する可能性もあります。 スムーズに開催当日の運営を行うためにも、イベント運営経験のある会社に当日の運営をお任せするのがおすすめです。 実績豊富な会社に依頼することで、運営スタッフの確保はもちろん当日の注意点なども伝えてくれます。 そのため外注費が発生したとしても、結果的にはスムーズにイベントを主催できるようになるでしょう。

3-3.備品の準備

プロジェクターや什器、パネルなどを使用する場合は手配を進めましょう。
抜け漏れなく備品をリストアップし、事前にレンタルの手配を進めるのはイベント開催初心者にとって難易度の高いタスクです。 準備を進めるにあたり、必要な備品が増えていき管理が追いつかなくなるケースも少なくありません。 初心者が見落としがちなポイントなので、イベント運営を得意とする会社にお任せすることで面倒な作業を代行してもらえます。

3-4.イベントの開催や主催を発信する

イベントのターゲットが使用していると推測されるツールを使用して、イベント情報を発信しましょう。 その際、ターゲットが抱えている悩みや共感してほしい想いなど感情に訴えるメッセージを発信するのが集客のポイントです。

3-5.イベント参加者の募集

イベントの情報発信と同時に参加フォームを設置して、参加者を募集します。 参加フォームには氏名、役職など個人情報を記載してもらうため、個人情報の扱いには厳重な注意を払いましょう。
セキュリティ対策がしっかりしたイベント管理ツールの導入もおすすめです。 イベント運営会社によっては参加者の募集を代行してくれる場合もあるため、 管理が大変な場合は外注を検討すると良いでしょう。

3-6.配布資料の作成

イベント当日に配布する資料も作成しましょう。 プロジェクターを使用してプレゼンテーションを行う場合、持ち運ぶパソコンとプロジェクターの接続や会場のインターネット環境も入念に確認しましょう。

4.イベント開催当日の段取り

イベント開催当日は開始3時間前までに会場入りし、リハーサルや会場の確認を行いましょう。
また運営スタッフの配置確認や、配布資料の確認なども行います。 交流目的のイベントの場合、親睦会の会場に関してもきちんと整備されているか確認してください。

5.イベント終了後の段取り

無事にイベントが終了したら、報告書の作成やお礼状の送付など事務作業が発生します。

5-1.会場設備の片付け

プロジェクターや什器の片付けなどはイベント主催者の責任で行うのが一般的です。 イベントで使用した備品の数が多い場合、主催者だけで片付けを行うのは難易度が高いでしょう。 このような場合もイベント運営会社に外注することで、片付けまで代行してくれます。

5-2.イベント主催の報告

公式ホームページやSNSなどでイベントの主催を報告しましょう。 今回来場できなかった見込み顧客にも興味を持ってもらえるよう、写真や動画を交えて当日の様子を伝えるのがおすすめです。 きちんとイベントの開催を報告することで、次回来場者が増える効果も期待できます。

5-3.イベント参加者へのお礼

イベント参加者にお礼状などを送付し、来場してくれたことへ感謝の気持ちを伝えましょう。 参加者の記憶が新しいうちにお礼状を送付することで、商品の問い合わせが増えたり、商談が発生したりする可能性もあります。

6.イベント主催初心者が催しを成功させるためのポイント

イベント主催初心者が催しを成功させるためには、どのような点に注意するとよいのでしょうか。 ここでは、3つのポイントをお伝えします。

6-1.イベント運営会社への外注を検討する

イベントの段取りに関するマニュアルがあったとしても、初心者が企画から運営まで独自に行うのは至難の業です。 一つのイベントを主催するだけでも、情報発信や会場準備などいくつもの業務を同時進行で進めなくてはなりません。 イベントの開催や主催が初めてなのであれば、実際に動き出してからでないとわからないことも多々あるでしょう。
しかしイベント運営会社に企画から運営まで外注すれば、的確に業務を遂行してくれます。 相談しながら進めてくれる会社を選ぶことで、社内にイベント主催のノウハウが蓄積されるのも外注するメリットです。

6-2.緊急時の対応をマニュアル化する

イベント規模にかかわらず、自然災害や急病人の発生など緊急時の対応をマニュアル化しておきましょう。 不測の事態が起こると人は平常心を保つのが難しくなります。 二次被害を防ぐためにも、緊急時に備えておくのがイベントを成功させるためのポイントです。

6-3.感染症対策を行う

イベント主催者には、来場者が安心して参加できる催し作りが求められます。 アルコール消毒の設置や検温、パーテーションの設置など新型コロナウイルス感染症対策を入念に実施しましょう。

7.イベントの主催サポートならトーガシにご相談を

株式会社トーガシはイベントの主催や開催サポートを得意としております。

7-1.トーガシのイベント主催サポートとは？

トーガシはイベントの企画から運営までサポート可能です。 イベント主催における全段取りをサポートさせていただけるため、外注先とのコミュニケーションコストがかかるといった心配もございません。 クライアントのご要望に沿ったイベント主催をサポートさせていただきます。

7-2.トーガシのイベント主催サポート実績

トーガシがイベント主催に携わった実績を紹介します。

1.鉄筋EXPO

鉄筋エキスポは「鉄筋業界全体を活気づける鉄筋業界に特化した世界初の展示会」です。 トーガシはイベント総合プロデュース会社として企画段階からかかわり、ステージコンテンツの 「TETSU－1グランプリ」や全体の設計、会場の基礎施工から展示ブース施工に至るまで、イベント全体をサポート。3日間で来場者12,000人という目標を達成しました。

2.JOIN 移住・交流＆地域おこしフェア 2023

移住や交流相談など地域おこしを目的としたフェアの会場施工や事務局対応、運営、デザイン全般をサポート。 200以上の自治体が全国から集まるなど、移住に興味のある来場者が参加しました。

3.第1回 日本観光ショーケース in 大阪・関西​

国内旅行の魅力を発信する展示会にて、企画や告知・PR、空間デザイン、会場施工など全般の主催サポートを行いました。 3日間にわたる開催で4,775名が来場、 満足度が95％にも上るなど日本各地の魅力を再発見するお手伝いをさせていただきました。また、第2回も開催しました。「第2回　日本観光ショーケースin大阪・関西」

4.第2回 外国人留学生エキスポ

外国人留学生のお悩み解決・国際交流をテーマとした展示会にて、コンテンツの企画や運営、会場施工など全般を主催サポート。 当日はLIVE配信を組み合わせるなど、会場に足を運べない方に向けた情報発信も行い、お抹茶を味わう茶道体験や道頓堀周辺を回遊するクルージングなど、日本・大阪文化の体験イベントを通じて学生同士の国際交流の促進を行いました。

5.WOODコレクション(モクコレ)2022 オンライン

国産木材に特化した展示商談会にて、グラフィックデザインや事務局対応などをサポート。 新型コロナウイルス感染症による影響で途中、オンラインイベントへと切り替わったもののLIVE配信に対応し主催のお手伝いを行いました。 商談会もオンライン対応に切り替えて柔軟に対応させていただいた結果、商談数が前回開催時を上回るなど、好評いただきました。

8.イベント開催・主催における段取りを理解して成功につなげよう

イベントの開催や主催を成功させるためには、段取りを理解するのがポイントです。 企画や運営など段階ごとに、どのような業務が発生するのか事前に確認しておきましょう。 初心者がイベントを主催する場合、スムーズに運営するためにも経験豊富なイベント運営会社に依頼するのがおすすめです。 外注費が発生するもののイベント運営会社とタッグを組むことで、滞りなくイベントを開催したり主催したりするためのポイントがわかるようになるでしょう。
トーガシは展示会、社内外イベントなどさまざまな催しのサポートを得意としております。 「初心者で何から始めたらいいのかわからない」という場合も、まずはお気軽にご相談ください。 経験豊富なスタッフが企画段階からサポートさせていただきます。

9.【無料DL】主催時の運営マニュアル３つの注意点と重要ポイント

イベントを主催する際、企画から手配、準備、当日の運営まで様々な業務が発生し、その分多くのスタッフが関わります。当日のスムーズな運営を行うためには、運営マニュアルが必要不可欠です。この資料では運営マニュアルを作成するにあたってのポイントや、よくあるトラブルに対しての「3つの注意点」などをまとめました。実際に使用したサンプルも巻末に掲載しておりますので​、ぜひダウンロードしてご覧ください。

※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。