社員総会の目的とは？成功に導くポイントや面白い企画コンテンツを紹介

「社員のモチベーションを向上させたい」「風通しを良くしたい」という目的で行われる社員総会も、社員に配慮しなければ迷惑になってしまいがちです。せっかく社員全体が参加する場なのですから、社員の自発性を促したり社内のコミュニケーションを活性化させたりする場を作りたいですよね。
この記事では社員総会の概要や開催時期、目的などを解説します。あわせて社員総会を成功に導くポイントも紹介するので、社員が一同に集結する社内イベントを開催したい経営陣は必見です。

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1.社員総会とは？

社員総会とは年に1回、多ければ半期や四半期に1回の頻度で開催される社内のイベントです。

1-1.全社員が集まるイベント

社員総会では、業績の振り返りや今後のビジョンの共有がよく行われますが、大きな特徴は全社的なイベントであることです。よく比較される言葉に株主総会がありますが、参加できる対象者が異なります。株主が主役となる株主総会と比較すると、社員総会は社員のために開催するイベントで功績を讃えたり感謝を示したりするために開催されるという特徴があります。また、全社員が集結する社員総会では他部署の社員と親睦を深めたりつながりを構築したりできるでしょう。
なお企業によっては社員総会という名称を使用せず、下記のような呼び方をするケースもあります。

• キックオフパーティー
• キックオフミーティング
• 全社総会

1-2.社員総会の開催時期

社員総会の開催時期は企業によって異なるものの、年に1回もしくは半期ごとに開催されるケースが一般的です。
社員総会の準備にはコンテンツの企画から会場選定など、時間を要します。余裕を持って準備を進めるためにも、前もって開催時期を決定しておくとよいでしょう。なお、毎年同じ時期に社員総会を開催することで、実行委員会はもとより参加する社員にとっても業務などのスケジューリングがしやすくなります。

2.社員総会の目的

社員総会を開催する目的は、全社員を集結させて企業の目標を共有するだけではありません。目的を理解することで意義のある社員総会を開催できるでしょう。

2-1.インナーブランディング

社員総会という場で経営陣が企業理念を伝えれば、改めて自社への理解を促すことができます。社員が自社への理解を深めるきっかけになるため、インナーブランディングにつながるでしょう。
インナーブランディングとは、従業員に対して自社の価値観を共有し自発的な行動を促すために行われる活動で、自社に愛着を持つ社員の育成が期待できます

2-2.社員の交流を活性化

業務上でつながりがあっても、実際に顔を合わせたことのない社員がいるというのは珍しくないことです。社員総会を開催すれば、縦のつながりだけでなく横のつながりも構築できるため社員の交流を活性化できるでしょう。社内の交流が促進されれば、情報共有や相談がしやすくなり業務の効率アップも期待できます。
また社員総会の内容としてさまざまな部署の取り組みを発表したり表彰したりすることで他部署への理解も促進され、部署間を超えた連携が生まれやすくなるでしょう。

2-3.帰属意識の向上

社員総会を通じて自社への理解を促し価値を伝えることで、働く意義を再認識する社員の増加が見込めます。なぜ自社に貢献したいのかという核がはっきりすれば業務のモチベーション向上も期待できるでしょう。さらに自社への理解が深まることで価値を再認識し、離職率の低下につながる可能性もあります。
このように社員総会は企業の風通しを良好にしたり、社員のやる気を促進したりするきっかけになるイベントです。

3.社員総会のコンテンツ企画例を目的別に紹介

社員総会を有意義なイベントにするためにも、開催目的を明確にしましょう。ここでは、目的別にコンテンツ企画例を紹介します。自社が社員総会を通して成し遂げたい事柄は何かという視点でぜひご覧ください。

3-1.企業のビジョンを共有したい場合

帰属意識を高めるために企業のビジョンを共有したい場合、経営陣によるスピーチやプレゼンテーションを行いましょう。大企業など経営陣と接する機会が少ない場合、社員向けに感謝やねぎらいのメッセージをを共有することで社員のモチベーションを刺激できます。
また今後の目標設定についても触れることで、企業の動向が明確になるため自発的に業務に取り組む社員の増加が見込めます。

3-2.社内コミュニケーションを活性化させたい場合

社員同士の交流を促進し社内コミュニケーションを活性化させたい場合、チームで戦うゲームの企画がおすすめです。例えば、会社の歴史に関するクイズの出題や伝言ゲームを企画してみましょう。部署や性別、年齢を問わない少人数のチームを編成すれば部署の垣根を超えたつながりを構築できます。役職を問わないチーム編成にすることで、企業の風通しが良好になるでしょう。
また、自由に立食できる時間を設けるのもおすすめです。立食の時間を長めに確保すれば社員同士の交流の加速が期待できます。

3-3.社員のモチベーション向上を図りたい場合

インナーブランディングの浸透を図り社員のモチベーション向上につなげたい場合、表彰式の開催やお手本となる取り組みを紹介してみましょう。
表彰式を行う場合、営業部門だけでなく数字では判断しにくい部署の社員も表彰することで公平性を保てます。縁の下の力持ちといえるような取り組みを行っている社員や部署も積極的に表彰して、謝意を示しましょう。

4.社員総会の準備から開催までの流れ

社員総会の準備をスムーズに行うためには、一連の流れを知っておく必要があります。準備段階から振り返りまで一般的な流れを解説するので、確認してみましょう。

4-1.運営メンバーを選出する

社員総会を運営する特定の部署が決まっていない場合や多くの社員を巻き込みたい場合は、新たにメンバーを選出しましょう。社内イベントの運営部署が決定している場合、誰が中心となって準備にあたるのか決定してください。

4-2.テーマを決定する

社員総会を開催する上で重要となるテーマを決定し、運営メンバー全員に周知しましょう。運営に携わるメンバーが同じ目的を共有していることが重要です。
テーマがはっきりしているとコンテンツの企画内容で悩んだ際も、開催目的を達成できる企画なのか否かという視点で検討できるでしょう。

4-3.開催方法を決定する

企業によっては全国に複数の支社があり、全社員を集結させる難易度が高い場合もあるでしょう。そのような場合は、オンライン開催もしくは双方を掛け合わせたハイブリッド開催も検討してみましょう。
社員総会の開催にあたって重要なのは全社員が同じコンテンツを共有し、連帯感を高めることです。経営陣や司会者などが一つの場所に集結できれば、オンラインやハイブリッド開催でも意義のある社員総会を作り上げられるでしょう。

4-4.コンテンツを企画する

意義のある社員総会を開催するためには、テーマに沿ったコンテンツ内容の企画が欠かせません。必ず、開催目的を達成できるコンテンツになっているのかという視点で企画を進行しましょう。

4-5.社員に通知する

社員総会のテーマや日時などの概要が決定したら、いよいよ社員にお知らせします。その際、社員総会への期待を高めるためにも情報を小出しにするなどの演出を行いましょう。
段階的に内容を明かしたり、目玉となる企画を用意したりすることで社員総会の開催を楽しみにする社員が増えるでしょう。

4-6.運営のリハーサルを行う

当日の進行を滞りなく行うためにも、必ずリハーサルを行いましょう。受付や司会、スピーチやプレゼンテーションを行う経営陣など運営に携わるメンバー全員で最初から最後まで通しで流れを確認することが重要です。リハーサルを通して役割分担に関する課題が見つかるケースもあります。そのような場合、すぐに改善策を出し当日までに課題を解決しておきましょう。
なお、万が一の事態を想定し緊急時用のマニュアルを完備しておくのも忘れてはなりません。

4-7.社員総会を開催する

リハーサルでの注意点を踏まえて改善した上で、社員総会当日を迎えましょう。当日の様子を残すためにカメラなどの機材を準備しておくのもおすすめです。

4-8.当日の振り返りを行う

社員総会が終了したら当日を振り返り、評価できる点や反省点をまとめましょう。適切に当日の運営を振り返ることで社内イベントの運営ノウハウが蓄積されます。
また社内報などに社員総会の様子がわかる写真や記事を掲載し、インナーブランディングの向上に役立てましょう。

5.社員総会を成功させるポイント

社員総会を成功に導くためにも、下記で紹介するポイントを踏まえた上で準備を進めましょう。

5-1.事前準備を念入りに行う

社員総会の成功可否は事前準備にかかっていると言っても過言ではありません。実りあるイベントにするためにもテーマ設定やコンテンツ内容は慎重に決定しましょう。
多くの社員の関心を集められる企画を出すことが社員総会を成功させるポイントです。

5-2.運営メンバーの人選を行う

新たに運営メンバーの人選を行う場合、人望の厚い社員や部署の垣根を超えてフランクに他の社員とも接することのできる人材を選出するのがポイントです。顔の広い社員を運営メンバーとして起用することで、社員総会を身近に感じる社員が増えるでしょう。

5-3.外注化を検討する

社員総会の開催における運用メンバーの負担を軽減したい場合、外注化の検討も視野に入れてみましょう。イベント運営会社に外注すれば、テーマの決定や予算管理、社内の通達事項などの業務にリソースを割けます。
イベント運営会社に相談すればコンテンツ内容の企画はもちろん、会場選定や会場装飾、片付け、振り返りなどの業務を依頼可能です。社員総会当日の運営も外注化すればイベント運営ノウハウを間近で学べるだけでなく、スムーズな進行が期待できます。

6.社員総会の企画や運営はトーガシまで

「社員総会を開催して結束力を高めたい」「開催してよかったと思える社員総会にしたい」このような要望がある企業は、イベント総合プロデュース会社のトーガシまでお問い合わせください。

6-1.株式会社トーガシの社内イベントサポート

株式会社トーガシはイベント総合プロデュース会社として会場選定や企画立案、映像制作、LIVE配信、当日の運営サポートを行っています。
イベントの開催テーマに沿った企画立案を得意としているので、まずはお気軽にご相談ください。社員総会の運営サポートを通して、経営陣の想いが届くイベント作りをお手伝いさせていただきます。

6-2.株式会社トーガシの社内イベントサポート事例

株式会社トーガシが社内イベントのサポートに携わった事例を一部紹介します。

周年記念イベント

創立60周年を迎えたライフサポート・エガワ様の周年記念イベントでは、「未来へ、共に想いを運ぼう-Carry Forward-」というテーマに沿ったディレクションから会場選定、ステージ演出、空間装飾、運営をサポート。
体制づくりや会場の提案など、準備段階の取り組みに安心感があったとお褒めのお言葉をいただいております。

社内懇親パーティー

社内懇親パーティーでは、企画から映像制作、グラフィックデザイン、装飾施工を担当。イベント当日は社員だけでなくご家族も来場されるなど、1,000名規模のパーティーになりました。
社員のご家族にも満足いただけるような企画としてお子様向けのお祭り屋台を準備したり、参加者の様子を写したエンディングムービーを作成したりと、アットホームな雰囲気が溢れる社内懇親パーティーになったとご好評いただいております。

7.社員総会を成功させて社員との関係性を構築しよう

社員総会の成功にはイベントの核となるテーマやコンテンツ内容の決定、運営力が欠かせません。社員総会を成功させることで、企業と社員の良好な関係構築に役立つでしょう。
トーガシでは「予算に合わせた提案がほしい」「企画から一緒に検討してほしい」などのご相談も受付中です。まずはお気軽にお問い合わせください。社内イベントの運営経験が豊富な社員が社員総会の成功に向けて並走させていただきます。

8.【資料DL】総会で社内活性！開催方法とポイントを解説

社内総会や決起会はメンバーの士気を高めることができるイベントです。総会の目的から企画、運営までを解説した「総会で社内活性！開催方法とポイントを解説」を作成いたしました。ぜひご利用ください。

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